برنامه ريزي منابع سازمان يا ERP از سایت http://www.nofa.ir

فايل خلاصه توضيحات فارسي  ERP

دانلود

حمید فرجام فر

 معماري سازماني را رهيافتي بالا به پائين مي دانند كه با توجه به نيازهاي كسب و كار(اهداف، استراتژي ها، نيازها و ..) سازمان، فناوري اطلاعات را به خدمت مي گيرد ، حتي كساني كه معماري سازماني را مقوله اي در حوزه فناوري اطلاعات دانسته و هدف آن را يكپارچگي اطلاعات و سيستم ها تعريف نموده اند بر اين نكته اذعان دارند كه اين رهيافت بالا به پائين بوده و لايه هاي فناوري اطلاعات (حرفه، اطلاعات، سيستمها، داده، فناوري) رابطه ترتيبي از بالا به پائين با هم دارند بطوريكه هر لايه نيازها و اهدافش را جهت پشتيباني به لايه پائين تر اعلان مي كند. نتيجه آنكه در معماري سازماني لايه هاي مختلفي وجود دارد كه ممكن است مرتبط با فناوري اطلاعات باشند يا خير، ولي نگاه معماري بالا به پائين بوده و در آخرين لايه ها به فناوری و زير ساخت ها مي رسد.

در خصوص معماري سرويس گرا تعريف ثابت و مورد توافقي وجود ندارد ولي اكثر تعاريف و متون بر اين موضوع توافق دارند كه اين معماري مربوط به لايه هاي پائين بوده و رهيافتي متكي بر فناوري است كه تاثير آن بر هر دو حوزه كسب وكار و فناوري واقع مي شود . در اكثر متون، معماري سرويس گرا را پائين به بالا ارزيابي مي كنند، البته اين موضوع به اين معنا نيست كه فرآیند معماري سرويس گرا از جزئيات به كليات مي رسد، مشخص است كه ابتدا بايد سرويس هاي كلان شناسائي شوند، سپس سرويس هاي كاربردي و دست اخر نوبت به پياده سازي آنها مي رسد لذا منظور از اينكه گفته مي شود معماري سرويس گرا پائين به بالا می باشد به اين معنا است كه رهيافت بر مبناي راه حل هاي حوزه فناوری ارائه شده كه به جامعيت سيستم هاي اطلاعاتي و يكپارچگي حرفه و فناوري كمك مي كند.

به طور خلاصه مي توان گفت مفاهيم معماري سرويس گرا و معماري سازماني درحال ادغام با يكديگرند اگرچه ريشه و محل رويش معماري سرويس گرا در حوزه فناوری بوده درحاليكه معماري سازمانی از حوزه مديريت آمده است.

تفاوت معماري سازماني با معماري سرويس گرا:

• تعيين وضعيت موجود يكي از اولين مراحل در معماري سازماني به حساب مي آيد ولي در معماري سرويس گرا چندان به آن توجه نمي شود. شروع معماري سرويس گرا با يك پروژه در اندازه كوچك آغاز مي شود.
• تمركز هر دوي آنها بر وضعيت مطلوب است ولي با اين تفاوت كه معماري سازماني بر موضوعات سطح بالا تاكيد دارد ولي معماري سرويس گرا مبتنی بر استانداردهای سطوح پائين و فناوری است.
• شالوده معماري سازماني بر اساس چارچوب هاي شناخته شده اي چون زكمن است درحاليكه تاكنون چارچوبي براي معماري سرويس گرا ارائه نشده است.
• در مراحل آخر كه معمولا مربوط به انجام يكپارچگي است معماري سرويس گرا بر سطوح پائين و فني تمركز دارد در حاليكه معماري سازمانی به سطوح بالاتر مي پردازد.
• معماري سازماني بر تعامل پذيري بين حرفه و فناوري تاكيد دارد در حاليكه معماري سرويس گرا بر تعامل بين فناوري با فناوري متمركز شده است.

 

شباهتها:

• بر فناوري اطلاعات در سطح گسترده و سازماني تاكيد دارند.
• از جمله مهمترين اهداف آنها تعامل پذيري و يكپارچگي است.
• اگرچه از سرچشمه اي مختلفي هستند ولي داراي اهدافي نزديك به هم هستند
• لایه های کسب و کار، سیستمهای اطلاعاتی و فناوری در هردو وجود دارد

مي توان معماري سرويس گرا را بدون معماري سازماني انجام داد ولي در اينصورت نمي توان از تمام پتانسيل هاي معماري سرويس گرا استفاده نمود. واژه "معماري" در معماري سرويس گرا با همان واژه در معماري سازماني معاني متفاوتي دارد. مفهوم معماري در سرويس گرائي سبكي از رهيافت است كه با نمونه هاي چون سبك سرويس دهنده – سرويس گيرنده يا سبك چند لايه در سیستم های اطلاعاتی شباهت دارد و به نوعي مشخص كننده نوعي سبك در توسعه و طراحي سيستم هاي اطلاعاتي است، درحاليكه واژه معماري در معماري سازماني بيان كننده نگاهي همه جانبه، بالا به پائين و از ديدگاه هاي مختلف به جنبه های مختلف سازمان بوده كه نهايتا منجر به طبقه بندي و توصيف عناصر و اجزاء سازمان بصورت همه جانبه و فراگير مي شود.

برزو پوراسلامی

۵) برنامه‌ریزی‌ و کنترل‌ تجاری: این‌ بخش‌ در برگیرنده‌ کارکردهای‌ کنترل‌ ‌هزینه، تحلیل‌ سودآوری، حسابداری‌ مرکز سود و مدیریت‌ هزینه‌‌ ‌ است. ‌بسته‌ به‌ نوع‌ موسسه، کنترل‌ هزینه‌ محصول‌ شامل‌ دو فرایند هزینه‌یابی‌ سفارش‌ محصول‌ و کنترل‌ موجودی‌ هزینه‌ است. هزینه‌یابی‌ محصول، دربردارنده‌ تخمین‌ هزینه‌های‌ مواد یا هزینه‌های‌ موجودی، پیش‌ از به‌جریان‌ افتادن‌ یک‌ سفارش‌ ساخت‌ است. این‌ بخش‌ کاربردی، ابزاری‌ برای‌ برنامه‌ریزی‌ هزینه‌ها و تعیین‌ قیمتهاست‌ که‌ هزینه‌ کالاهای‌ تولیدی‌ و نیز کالاهای‌ فروخته‌ شده‌ را برای‌ هر محصول‌ محاسبه‌ می‌کند.

محسن اعتماد

 مقدمه:

سازماندهی سیستم تبلیغات یکی از مهم ترین امور در فرایند ارتباطات بازاریابی یکپارچه است همانطور که در بدن انسان تمامی اجزا و سلولهای آن باید از هماهنگی لازم برای ادامه حیات و رشد برخوردار باشند در یک سیستم بازاریابی نیز علاوه بر هماهنگی کلیه عوامل بازاریابی هماهنگی تمامی اجزا و سیستم های تبلیغاتی نیز لازمه رسیدن به هدف فروش و سود آوری است. سالیان متمادی برنامه های تبلیغاتی مورد استفاده در سیستمهای ارتباطی بازاریابی بصورت مجزا ارائه می شد و هیچ ارتباطی با یكدیگر نداشتند. حتی در بسیاری از شرکت ها، تبلیغات را مجزای از بازاریابی و زیرمجموعه روابط عمومی می دانستند و با وجود ارتباط تنگاتنگ بین تبلیغات، روابط عمومی و بازاریابی هیچ کدام با یکدیگر هماهنگی نداشتند. مهندسی ERP اولین بار در صنایع بزرگ ژاپن و اروپا مورد توجه قرار گرفت و سپس وارد علم بازاریابی و تبلیغات شد در این مقاله کوتاه سعی می شود تا این تکنیک مهندسی تبلیغات به طور خلاصه بررسی شود.

  Enterprise Resource Planning سیستمی سخت افزاری و نرم افزاری جامعی است كه سعی در یكپارچه سازی همه وظایف و بخشهای موجود در سازمان را دارد در شرکت های بزرگ صنعتی، تولیدی و خدماتی این کار با استفاده از یك سیستم كامپیوتری واحد كه بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخشها را برآورده سازد انجام می شود. در شرکت ها و سازمان های کوچک این كار با استفاده از یك نرم افزار كامپیوتری انجام می شود كه بوسیله یك دیتابیس واحد ، امكان به اشتراك گذاری اطلاعات و ارتباط بخشهای مختلف را با یكدیگر برقرار می سازد .

در سال 1992ساختار یك سیستم نرم افزار و سخت افزار اطلاعاتی یكپارچه توسط Yakhouو Rahali توسعه یافت . در این ساختار به اشتراك گذاری داده ها بین كاربران این امكان را ایجاد می كرد تا به سادگی و به سرعت داده های مورد نیاز واحدهای دیگر را در اختیارشان قرار دهند و همچنین مدیران بخشهای دیگر نیز قادر بودند بصورت یك سیستم جامع و یكپارچه با یكدیگر در ارتباط باشند و گزارشات مورد نیاز خود را از یك سیستم واحد استخراج نمایند. در این سیستم مهندسی، اطلاعات و نتایج تمامی واحد های بازاریابی، روابط عمومی، مدیریت و پشتیبانی باید در دسترس و اشتراک واحد تبلیغات باشد. در دسترس بودن و به اشتراک گذاشتن اطلاعات، گزارشها و داده های واحد های دیگر در کمپین های تبلیغاتی می تواند در تصمیم گیری و برنامه ریزی مدیران و کارکنان واحد تبلیغات نقش موثری داشته باشد. سیستم یکپارچه سازی تبلیغات علاوه بر به اشتراک گذاشتن اطلاعات کلی از پیام ها رسانه ها ومخاطبان و عوامل ارتباطی دیگر سعی می کند تا با ایجاد ارزش کیفی و کمی به سود آوری و منفعت کلی سازمان کمک کند. سیستم یکپارچه سازی باید در تمام اجزای سازمان وجود داشته باشد این سیستم به صورت ریشه ای در برنامه بازارایابی شروع و به تبلیغات می رسد. .

بطور كلی هدف اصلی و اولیه مهندسی ERP در تبلیغات آن است كه با استفاده از سیستم نرم افزاری و سخت افزاری فرآیند رسیدن پیام به مخاطب را از لحظه ایجاد توسط تیم تحقیقات تا رسیدن به مخاطب و به عکس العمل واداشتن مخاطب را پردازش و آن را بهبود بخشد. بعنوان مثال وقتی کمپین تبلیغاتی تدوین و تهیه می شود و در این کمپین رنگ نارنجی به عنوان یک عنصر ثابت معین می شود این رنگ باید در تمام اجزا سازمان و محصول حضور داشته باشد و یا وقتی یک پیام تثبیت می شود این پیام باید در بسته بندی ها، آگهی های تلویزیونی و مطبوعاتی، شکل محصول، سربرگ ها، لباس کارکنان، وسایل نقلیه شرکت، صفحه اول کامپیوترها، رفتار کارکنان، جلسات سخنرانی و روابط عمومی و به طور کل در تمامی اجزا سازمان نماد و نشانه هایی داشته باشد.

 هزینه های ERP در بخش بازاریابی و تبلیغات:

راه اندازی سیستم نرم افزاری و سخت افزاری مهندسی ERP در بخش بازاریابی و تبلیغات می تواند هزینه های زیر را شامل شود.
1. هزینه های آموزش : از آنجا كه كاركنان بخش فروش، تبلیغات و بازاریابی در بخشهای مختلف شركت با یك سیستم یكپارچه كار می كنند، لازم است درك بیشتری از فعالیتها و فرایندهای موجود در سایر بخشها نیز پیدا كنند . زیرا هر داده ای كه آنها وارد سیستم میكنند بر روی كل سیستم اثر گذار خواهد بود . بنابراین باید ارتباط بین بخشهای مختلف شركت از طریق این سیستم برای كاربران كاملا تشریح گردد . علاوه بر این ، برنامه ای برای آموزش شكل ظاهری ( INTERFACE ) سیستم نیز باید تدارك دیده شود.

2. هزینه یكپارچگی و تست نرم افزارها :برای حصول اطمینان از روند صحیح اجرای مهندسی ERP تبلیغات ، باید ارتباط بین نرم افزارهای ERP با یكدیگر و احتمالا با سایر نرم افزارهای بكاررفته در شركت مورد توجه قرار گیرد كه این كار مستلزم هزینه هایی خواهد بود . به عنوان مثال یك شركت تولیدی ممكن است نرم افزارهای جانبی برای تجارت الكترونیكی ، سیستم باركد و سایر سیستمهای مورد استفاده خود نیز داشته باشد. بنابر این لازم است ارتباط درست و حساب شده ای بین این نرم افزارها و بسته نرم افزاری ERP بخش تبلیغات و بازاریابی برقرار شده باشد

 . 3. سفارشی كردن نرم افزارها ( Customization ) : این كار در مواقعی انجام میشود كه یكی یا چند مورد از نرم افزارهای ERP نتواند با شرایط كاری و فرایندهای موجود شركت خریدار تطابق داده شود و بنابراین ضروری بنظر میرسد كه نرم افزار مزبور بر اساس شرایط خاص آن شركت باز سازی شود.

4. تبدیل داده ها ( Data Conversion ) : بطور یقین تبدیل و انتقال داده ها و اطلاعات مربوط به بسته بندی، مخاطبان ، روابط عمومی، مشتریان ، كالاها ، عرضه كنندگان ، طرفهای تجاری و... از سیستم مورد استفاده قبلی به سیستم جدید مبتنی بر ERP ، مستلزم هزینه هایی خواهد بود.

5. مدت زمان بازگشت سرمایه (ROI) : اغلب شركتها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازیERP بتوانند منافع مورد نظر خود را در بخش بازاریابی و تبلیغات سریعا از این سیستم كسب كنند ولی چنین امری در بدو امر امكان پذیر نیست و لازم است مدت زمانی از نصب و اجرای سیستم ، گذشته باشد و بهبودهایی در فرآیند موجود نیز حاصل شده باشد تا زمان بازدهی این پروژه آغاز گردد.

انواع مهندسی ERP در تبلیغات:

مهندسی ERP در تبلیغات به دو بخش کلی تقسیم می شود.

1- ERPدرونی تبلیغات

مهندسی ERP درونی شامل تهیه نرم افزارها و سخت افزارهای مخصوص سازماندهی هماهنگی و یکپاچگی بین اجزا درونی تبلیغات سازمان می باشد. این بدین معنی است که اطلاعات و داده های درونی بازاریابی و تبلیغات باید بین رسانه ها، پیام ها، مخاطبان هدف، کانالهای ارتباطات بازاریابی، بودجه های تبلیغاتی و تکنیک ها و استراتژی های تبلیغاتی به آسانی به اشتراک گذاشته شده و در ارتباط و سازماندهی یکدیگر باشند

2- ERP بیرونی تبلیغات:

مهندسی ERP بیرونی در تبلیغات شامل ارایه نرم افزارها و سخت افزارهای ایجاد سازماندهی همانگی و یکپارچگی بین واحد های بیرونی اثر گذار در تبلیغات است مانند بخش های تحقیقات بازار، پشتیبانی، مدیریت مشتریان، مدیریت منابع انسانی، مدیریت فروش، مدیریت روابط عمومی و ارتباطات و ...

نرم افزار SAP R/3 : این نرم افزار همه فرایندهای تجاری بازاریابی و تبلیغاتی را بصورت online كنترل می كند و اطلاعات این واحد ها را علاوه بر تجزیه و تحلیل به اشتراک می گذارد برای نمونه مدیر تبلیغات می تواند با توجه به اثربخشی تبلیغات مطبوعاتی خود توسط واحد فروش برای کمپین سال بعد خود تصمی سازی و تصمیم گیری کند. این نرم افزار محصول یك شركت آلمانی بنام SAP AG است این نرم افزار قادر است بخشهای وظیفه ای مختلف شركت را با یكدیگر پیوند داده و همچنین زنجیره ارایه پیام و محصول ( supply chain ) را از عرضه كنندگان تا مشتریان تحت كنترل داشته باشد . برای مثال میتوان به شركت Mobil Oil كه در زمینه پتروشیمی نفت فعالیت دارد اشاره كرد كه توانست با بكارگیری این نرم افزار ، حدود 300 سیستم مختلف خود را بصورت یكپارچه تبدیل كند . بدلیل پیچیدگی زیادی كه در اجرا و بكارگیری این نرم افزار موجود است و اینكه شركتهای مختلف باید برای هماهنگ كردن خود با چارچوب بكار رفته در طراحی این نرم افزار ، تغییرات زیادی را در فرایندهای تجاری موجود خود اعمال كنند ، این نرم افزار نتوانسته است برای همه موسسات و شركتها جذابیت ایجاد كند .

مزیت های ERP در تبلیغات:

بطور كلی مزایای عمده پیاده سازی سیستمهایERP در بازاریابی و تبلیغات سازمانها و شركتها را می توان بصورت زیر بر شمرد:
الف ) یكپارچه سازی پیام ها : بر خلاف سیستهای دیگر كه ممكن است هر یك از بخشهای مالی، فروش ، تولید و ... گزارشهای ضد و نقیضی در مورد فعالیتها و سهم خود در افزایش میزان درآمد شركت ارائه دهند،ERP در تبلیغات به شركت كمك خواهد كرد كه پیام های بازاریابی و تبلیغاتی بصورت جامع و كامل از یك سیستم بدست می آید

. ب ) یكپارچگی رسانه ها: ERP در سیستم تبلیغاتی كمك خواهد كرد تا کلیه رسانه های بازاریابی و تبلیغات از لحظه اکران تا اثر گذاری بر مخاطب به طور یكپارچه هماهنگ باشند.

ج ) استاندارد سازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تبلیغات و بازاریابی: سیستمهایERP با استاندارد سازی فرایندهای اطلاع رسانی، پیام رسانی و بازاریابی با استفاده از یك سیستم كامپیوتری منسجم باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری و اثربخشی در تبلیغات خواهند شد.

د ) كاهش هزینه های تبلیغات : ERP با بهینه سازی فرآیند تبلیغ، ارتباطات و بازاریابی، باعث كاهش هزینه های تبلیغاتی می شود به بیان دیگر ERP توانایی مدیریت زنجیره ارایه پیام را نیز فراهم می سازد .

نتیجه: در این مقاله کاربردی سعی شد یکی از تکنیک های مهندسی بهبود علم تبلیغات به طور خلاصه تشریح شود با توجه به رشد روزافزون نرم افزارهای کاربردی در تبلیغات و بازاریابی، به کارگیری سیستم های اطلاعاتی، نرم افزاری و سخت افزاری می تواند در اثربخشی و بهبود فرایند های تبلیغاتی نقش مهمی داشته باشد.

برزو پوراسلامی

890665010

سيستم گردش عمليات اداری Workflow Management System

بر اساس استاندارد WFMC از سه جز اصلي زير تشكيل شده است:
• Workflow Process definition : در اين قسمت طراحی و تعريف جریان کار سازمان انجام می گیرد که از دو قسمت ديگر کاملا مجزاست.
• Workflow Engine : این قسمت هسته اصلی workflow می باشد که وظیفه انجام کارها بر حسب تعاریف انجام شده در Definition را بر عهده دارد.
• Worklist handler : این قسمت واسطه کاربر و workfloe engine می باشد و وظیفه نمایش کارهای اختصاص داده شده به کاربران رابر عهده دارد.
مزاياي اصلي سيستم گردش كار

استفاده از سيستم‌هاي Workflow براي سازمان‌ها مزاياي مستقيم و غير مستقيم متعددي را به همراه دارد. از جمله اين مزايا مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:
• بهبود كارائي
• كنترل بهتر فرآيندها
• بهبود خدمات به مشتريان
• انعطاف پذيري
• بهبود فرايندهاي سازمان
• كاهش دادن هزينه‏هاي زنجيره تامين مواد و منابع
• كوتاه نمودن زمان كل توليد
• كاهش انبارداري به حداقل
• گسترده نمودن تنوع در توليد
• افزايش بهبود كيفيت
• ايجاد زمان مطمئن براي تحويل
• سامان‌دهي كارآمد دريافت تقاضا، توليد و تامين منابع در سطح جهاني
در حال حاضر شرکت مهندسی کاوا رایانه پیاده سازی یسیستم گردش عملیات اداری یا یWorkflow Managment System را به پایان رسانده , این سیستم قابل استفاده در سازمانها , صنایع و کارخانجات می باشد.

فریبا نجات

تعريفE.R.P

ارائه تعريفي جامع براي ERP مشكل است. صاحب نظران تعاريف مختلفي براي ERP ارائه داده اند كه هر كدام جنبه هاي خاصي از اين سيستم را مورد توجه قرار مي دهد. شايد آشنايي با ويژگيها، قابليتها و كاركردهاي ERP در بخشهاي مختلف سازمان در آينده بتواند كمك خوبي براي شناخت كامل اين سيستم باشد اما در اين بخش براي اينكه بتوانيم زمينه هاي لازم را براي پرداخن به بخشهاي بعدي فراهم آوريم، تعاريف مختلفي را كه براي اين سيستم ارائه شده است، مورد بررسي قرار مي دهيم. يكي از بهترين تعاريفي كه براي ERP وجود دارد عبارت است از: " بسته نرم افزاری کاربردی ERP يک مجموعه از ماژولهای يکپارچه آماده راه اندازی از پيش طراحی شده و از پيش مهندسی شده ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد. دست يابي به حداكثر كارايی در پياده سازی اين نرم افزار با هماهنگ سازی آن با نيازهای سازماني، بسيار پيچيده است.ERP به سازمان براي فعاليت در محيطی يکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرايند گرا و اطلاعات محور و بصورت Real-time كمك بسيار زيادی می كند." در تعريف فوق نكات قابل توجهي وجود دارد كه قبل از پرداختن به ساير تعريف ها بهتر است آنها را مورد بررسي قرار دهيم. تعريف بيانگر اين موضوع است كه ERP يك مجموعه يا يك Suit نرم فزاري است. در ادبيات فناوري اطلاعات و ارتباطات، Suit به مجموعه هاي نرم افزاري مستقل ولي مرتبط به يكديگري اطلاق مي شود كه براي دست يابي كه مقاصد خاصي طراحي شده اند. امكان تبادل سريع اطلاعات بين اين نرم افزارها و همساني محيط كاري در آنها، از مهمترين ويژگيهاي اين مجموعه هاست. اين مجموعه نرم افزارها هر كدام براي هدف خاصي طراحي شده اند. ولي در عين استقلال عملياتي، امكان تبادل اطلاعات در بين آنها به راحتي امكان پذير است و از سوي ديگر ساختار ظاهري و يا User interface در همه آنها بسيار به يكديگر شبيه است. ERP ها دقيقا چنين ويژگي را دارند يعني خود مجموعه اي از چندين نرم افزار مستقل ولي مرتبط به يكديگر هستند كه امكان تبادل اطلاعات در بين آنها به راحتي وجود دارد. بلافاصله در همين تعريف بر ساختار ماژولار البته از نوع يكپارچه سيستم تاكيد شده است. ماژولها در ادبيات برنامه نويسي به مجوعه برنامه هاي مستقلي اطلاق مي شود كه در داخل برنامه هاي ديگر به اجرا در مي آيند. در تعريف ارائه شده براي ERP، منظور از ساختار ماژولار بيشتر استقلال بخشهاي مختلف برنامه از يكديگراست به اين معنا كه وجود برنامه ها يا نرم افزارها يا ماژولهاي مختلفي از جمله مالي و حسابداري، منابع انساني، برنامه ريزي و كنترل توليد و عمليات و ... در دل يك بسته ERP مانع از توسعه بخشهايي از ERP در سازمان نمي شود. بنابراين شما حتي مي توانيد به صورت انتخابي بخشهايي(ماژولهايي) از يك بسته نرم افزاري ERP را انتخاب و پياده سازي نماييد بدون اينكه نياز به پياده سازي تمامي بخشهاي آن باشد. ساختار ماژولار ERP اين امكان رابه شما مي دهد كه ماژولهاي مختلف را از تامين كنندگان مختلف تهيه و سپس مجموعه آنها را در كنار يكديگر قرار دهيد. البته رعايت استاندارهايي در توليد ERP از طرف تامين كنندگان و فروشندگان (vendor) نرم افزار باعث تسهيل در انجام اين كار شده است. در حال حاضر شركتهايي هستند كه كه بخشهاي مختلف ERP خود را حتي از بيش از 3 يا 4 تامين كننده تهيه كرده و سپس آنها را در كنار هم قرار داده اند. يكپارچگي ماژولها در سيستم ERP به معاني مختلفي مي تواند باشد. يكپارچگي از لحاظ امكان افزودن ماژولهاي جديد، يكپارچگي از لحاظ پوشش دادن به تمامي فرايندهاي مورد نياز در يك بخش سازمان، يكپارچگي از لحاظ عدم تكرار برخي از فرايندها و يا حتي بخش يا بخشهايي از يك فرايند، يكپاچرگي از لحاظ اطلاعاتي و عدم تكرار داده ها در كل سيستم و.... اما آنچه كه مي توان از اين تعريف بصورت كلي استنباط نمود، پوشش كامل نرم افزار بر روي فرايندهايي است كه نرم افزار براي آنها پياده سازي مي شود. به عنوان مثال با پياده سازي ماژول حسابداري و مالي، تمامي فرايندهايي كه در واحد حسابداري و مالي سازمان تعريف شده اند، تحت پوشش قرار مي گيرند. از پيش طراحي، آماده و مهندسي شده بودن ERP بيانگر بخشي ديگر از ويژگيهاي اين بسته نرم افزاري است. سيستمهاي ERP بر اساس بهترين فرايندهاي موجود يا Best Practice ها در بخشهاي مختلف صنعت طراحي شده اند. به اين معنا كه فرايندهايي كه در بسته هاي نرم افزاري ERP براي پشتيباني از روالهاي كليدي سازمان قرار گرفته است، بر اساس رويه هاي استانداري طراحي شده كه به تجربه ثابت شده بهترين راه براي انجام آن فرايند خاص است. به عنوان مثال رويه هاي حسابداري تعبيه شده در ماژول حسابداري و مالي اين سيستم از بررسي و تجزيه و تحليل سيستمهاي مالي سازمانهاي بسيار گرفته شده و در نهايت رويه اي ارائه شده كه آزمونهاي مختلف را پشت سر گذاشته و بهترين راه براي انجام آن فرايند است. يكي از ويژگيهايي كه لازم است در اين بخش مورد توجه قرار گيرد، آماده بودن اين نرم افزار است. بسته نرم افزاري ERP بصورت آماده و از پيش طراحي شده با توجه به ويژگيهايي كه قبلا به آن اشاره شد در بازار موجود است و عرضه كنندگان مختلفي آن را در اختيار سازمانها قرار مي دهند. البته ERP عرضه شده توسط هر يك از آنها داراي ويژگيهاي خاص خود بوده و تفاوتهاي زيادي بين آنها وجود دارد. اين تفاوت بيشتر ناشي از پيش زمينه شركتهاي عرضه كننده ERP است. برخي از آنها پيش زمينه حسابداري و مالي خوبي دارند و به همين جهت ماژولهاي حسابداري و مالي عرضه شده توسط آنها از شهرت زيادي برخوردار است. برخي داراي زمينه توليدي هستند و برخي داراي زمينه تخصصي تهيه سيستمهاي اطلاعاتي منابع انساني. اين تفاوت در زمينه ها از يك سو و از سوي ديگر توجه اين عرضه كنندگان به صنايع خاص و نوع نگرش آنها به ERP، باعث توليد بسته هاي نرم افزاري ERP متفاوتي شده است. مثلا ERP عرضه شده توسط يك عرضه كننده بسيار مناسب صنعت خودرو است و ديگري براي دانشگاهها و مراكز آموزشي مناسب است. با وجود اين تفاوتها از لحاظ ساختاري و تركيبي تفاوت چنداني بين بسته هاي ERP مختلف وجود ندارد. ذكر اين نكته در اينجا لازم است كه برخي سازمانها بسته نرم افزاري ERP را خريداري نمي كنند بلكه با توجه به تخصصي كه در سازمان آنها وجود دارد، خود راسا نسبت به توسعه نرم افزار ERP اقدام مي كنند كه البته اين موضوع داراي مزايا و معايب بي شماري است كه در فرصتي مناسب به آن پرداخته خواهد شد. پياده سازي ERP در سازمان بستري يكپارچه براي تبادل سريع اطلاعات بين بخشها و فرايندهاي مختلف فراهم مي آورد. اين يكپارچگي بيشتر از آنجا ناشي مي شود كه تمامي اطلاعات سيستم تنها در يك پايگاه داده ذخيره سازي شده و مانند سيستمهاي جزيره اي موجود در سازمانها، اطلاعات در پايگاههاي داده اي متفاوت با يكديگر از جنبه هاي مختلف، ذخيره سازي نمي شود. يكساني زيرساخت توسعه ERP در ماژولهاي مختلف امكان توسعه آن را در كوتاه مدت و بلند مدت فراهم مي آورد. به بياني ديگر از يك Platform و زبان برنامه نويسي يكسان در طراحي و ساخت تمامي ماژولهاي ERP استفاده مي شود   فریبا نجات

 تعریف مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار

فریبا نجات

رويكردهاي موجود براي استفاده از ERP:

دو انتخاب براي سازمانهايي كه خواهان استفاده از ERP هستند وجود دارد. يك انتخاب اين است كه خود يك سیستم يكپارچه را با پيوند بسته هاي نرم افزاري كاركردي موجود يا با برنامه نويسي يك سيستم جديد و اختصاصي توسعه دهند. انتخاب ديگر كه اغلب سريع تر و ارزان تر است،استفاده از نرم افزارهاي يكپارچه‌ي ERP موجود در بازار است.يكي از نرم افزارهاي برجسته ERP،SAP R/3 نام دارد كه محصول شركت SAP AG مي باشد؛اين بسته حاوي بيش از 70 ماژول است كه هريك بيانگر يك واحد سازماني مي باشد.شركت هاي Oracle،compuer associates و people soft،محصولاتي مشابه توليد مي كنند.

در عين حال راه ديگر اجراي ERP،اجاره ي سيستم هاي ERP از ارايه دهندگان خدمات نرم افزاري است؛ مزيت عمده ي اين رويكرد اين است كه حتي شركت هاي كوچك نيز مي توانند از ERP استفاده كنند؛يك شركت كوچك مي تواند تنها قسمتهاي مورد نياز خود را اجاره كند و از خريد بسته كامل نرم افزار ERP صرف نظر نمايد.

متدولو ژي هاي استقرار ERP:

همچنان كه ذكر شد؛استقرار ERP،مستلزم انجام BPR، مي باشد ولي راجع به اين كه كدام يك از اين دو عمليات مقدم بر ديگري صورت گيرد معمولاً دو رويكرد،به شرح زير مورد استفاده قرار مي گيرد:

1-اول BPR، بعد ERP: دراين روش،قبل از اقدام به راه اندازي انجامBPR،ERPمي دهند؛سپس فرايند استقرار سيستم ERP،را آغاز مي كنند.اين روش در دنيا طرفدار بيشتري دارد و توصيه ي تمامي توليد كنندگان طراز اول ERP،در دنيا نيز استفاده از همين روش مي‌باشد.درواقع با اين روش سازمان كارفرما فرايندها و مدل كاري خود را با خواسته ها و دستورالعمل‌هاي سازمان ارايه دهنده ERPوفق مي‌دهد؛در نتيجه استقرار ERP،خيلي آسانترمي شود به شرطي كه سازمان كارفرما توان مديريت تمامي تغييرات را داشته باشد و بتواند از عهده‌ي مقاومتهاي درون سازماني برآيد.

2- اول ERP، بعد BPR: در اين روش ERP،با وضعيت جاري سازمان راه اندازي مي شود؛چندين ماه بعد BPR،شروع مي شود.بنا به دلايل زير،اين روش براي سازمانهاي ايراني پيشنهاد مي شود:

الف- زمان اجراي اين روش كمتر بوده پس احتمال موفقيت آن بيشتر است.

ب- در سازمانهاي ايراني مقاومت در برابر BPR،بيشتر از استقرارنرم افزار است.

ج- در روش اول،ريسك تغيير فرايندها با ريسك تغيير نرم افزار هم زمان است كه ريسك شكست پروژه را خيلي بالا مي برد.

د- پس از راه اندازي ERP،مي توان گلوگاه‌هاي فرايندها را پيداكرد و به صورت عملي فرايندهارا بهينه كرد.

دلايل شكست پروژه هاي ERP:

نتايج تحقيقات آماري در دنيا نشان داده است كه نزديك به 70درصد پروژه هاي استقرار ERP،شكست خورده است.اگر بخواهيم به اين آمار با ديد منفي نگاه كنيم مي بينيم كه احتمال شكست پروژه هاي ERP، زياد است، اما با نگاه ديگر (در صورتي كه نيمه ي پر ليوان را ببينيم) مي توان گفت:بيش از 30 درصد پروژه هاي استقرار ERPدردنيا با موفقيت كامل رويرو بوده اند و اين مطلب نشان مي دهد كه اگر دلايل شكست پروژه ها ي ERP،با دقت مطالعه و از نتايج اين مطالعات بهره برداري مناسب صورت گيرد مي توان احتمال موفقيت اين گونه پروژه ها را افزايش داد.

و اما مهمترين دلايل شكست پروژه ها عبارتند از:

● Product:

عدم انتخاب محصول مناسب كه نيازمنديهاي سازمان را به خوبي مرتفع نمايد و نزديكترين تطابق را بانيازمنديهاي سازمان داشته باشد.

● Team:

عدم انتخاب شركت مناسب براي استقرار محصول

● Governace:

عدم تخصيص نيروهاي مديريتي و كارشناسي تمام وقت از سوي مشتري

● Scope:

عدم تعيين دقيق حوزه انجام كار در قرارداد

Change●:

عدم توجه به مديريت تغييرات در سازمان مشتري

● Skill:

عدم آشنايي و مهارت تيم پيمانكار با فرايندهاي كارفرما

● Calloboration:

عدم وجود ارتباطات و جلسات مناسب بين تيم اجرايي پيمانكارو كارفرما

● Methodology:

عدم وجود يك متدولوژي مشخص براي استقرار

● Training:

عدم وجود آموزش كافي براي كاربران

● Culture:

عدم تطابق مسايل بومي و فرهنگي پيش بيني شده در نرم افزار با مسايل مورد نياز مشتري،اين مورد يكي از مهمترين دلايل عدم موفقيت به كار گيري نرم افزارهاي ERP،خارجي در ايران مي باشد؛چراكه بنا به دلايل خاص فرهنگي كشورمان و زبان فارسي،بسياري از نرم افزار هاي خارجي هنوز با نيازهاي سازمانهاي ايراني به طور كامل تطبيق نيافته اند.

● Leadership:

عدم پشتيباني و حمايت كافي از سوي مديران ارشدكارفرما

● هزينه هاي تهيه ي ERP:

تهيه‌ي ERP، مستلزم دو نوع هزينه مي‌باشد:يكي هزينه ي خريد لايسنس نرم افزار و ديگري هزينه ي استقرار،هزينه خريدلايسنس نرم افزار بين 1000 تا 5000 يورو به ازاي هر كاربر و هزينه ي استقرار بين 1 تا 3 برابر قيمت محصول مي باشد و عدم برآورد دقيق هزينه ها به ويژه هزينه ي استقرار توسط شركت تأمين كننده معمولاً باعث شكست پروژه مي شود.مثلاً ERP شركت گور هزينه ي بالایی داشت؛شركت گور و همكاران عليه دو شركت پيپل سافت و ديلويت اند توچه اقامه‌ي دعوي كرد زيرا معتقد بودند كه پروژه‌ي ERP ارايه شده توسط اين دو شركت براي گور،هزينه‌اي معادل دوبرابر تخمين اوليه برشركت تحميل كرده است اين دو شركت ادعا كردند كه افزايش هزينه ها به علل دشواريهاي غيرقابل پيش بيني يكپارچه سازي و نياز منديهاي خاص ERP بوده است.

نتيجه گيري:

چنانچه دراين مقاله ملاحظه فرموديد؛ERP، علي‌رغم اين‌ كه سازمانها در تهيه و استقرار آن با چالش هاي بزرگي مواجه خواهند شد؛به طوري که 70 درصد پروژه ها در گذشته با شكست مواجه شده اند؛منتها بايد ياد آوري كرد كه اين حجم شكست مربوط به گذشته بوده و امروزه با مطالعات صورت گرفته و افزايش تجربه شركت هاي تأمين كننده ERP،ميزان شكست پروژه ها بسيار كاهش يافته است گرچه با وجود تمام اين مسايل و هزينه هايي هم كه وجود دارد؛ بازهم اگر به تجربيات شركتهايي كه در گذشتهERP را پياده كرده اند توجه کنیم؛ می بینیم که از نتيجه ي كار راضي و خوشنود بوده اند به طور مثال شركت سايبكس (cybex) كه يك توليد كننده‌ي جهاني دستگاه هاي ورزشي است،در مواجهه با حجم انبوه سفارشات در دهه 90 ميلادي، به استفاده از سيستم ERP روي مي آورد و علي رغم اينكه در تهيه نرم افزارو استقرارسیستم هزينه هاي زيادي متحمل مي‌شود و تعداد كاركنانش در بخش فناوري از سه نفر به دوازده نفر افزايش پيدا مي كند؛ با اين حال شركت احساس مي كند كه اين سرمايه‌گذاري به ويژه به دليل هماهنگي بسيار بهتري كه ميان تأمين كنندگان و مشتريانش برقرار كرده و بسيار به جا بوده است.

ERP، به هرشكل كه اجرا شود نقشي اساسي در تمركز سازمانها برفرايندهاي كسب وكار خواهد داشت و بنابراين فرايندها درسراسر سازمان را تسهيل مي نمايد.راه حلهاي ERP،با ايجاد رابطه ميان تسهيلات توليدي و توزيعي مختلف تغيير فكر را به خصوص براي توليد كنندگان راحت تر كرده اند.بيشترين انعكاس اين تغيير فكر در يك سازمان،در توانايي بيشتر آن در بسط عمليات و مديريت زنجيره ي تأمين نمايان مي شود.

ERP،به ويژه نقش مؤثري در تسهيل تصميم گيري درست و به موقع مديران ايفاء مي نمايد؛چراكه مبناي تصميم درست، اطلاعات درست و به روز مي باشد و ERP، با افزايش سرعت و دقت در دسترسی مدیران به اطلاعات بيشترين خدمت را به آنها در اتخاذ تصميم ارايه مي نمايد.

بنابراين لازم است به مديران محترم شركتهاي ايراني پيشنهاد شود،نسبت به تهيه ي ERP براي سازمانهاي تحت مديريت خود اقدام فرمايند.البته نبايد از نظر دور داشت كه خريد و استقرار سيستم بايد با دقت و مطالعه ي كافي صورت گيرد و عوامل شكست پروژه از قبل شناسايي و مرتفع گردد.مخصوصاً براي جلوگيري از شكست و تضمين موفقيت توصيه مي شود؛ شركت كنندگان در نصب و اجراي پروژه‌يERP،(فروشنده‌ی نرم‌افزار،مشاور مديريت،شركت مجري و شركت ارايه كننده خدمات پشتيباني) درشروع هر پروژه گفتگويي باز و صادقانه انجام دهند و انتظارات شركت،قابليت ها و محدوديت هاي محصول ERP،ميزان تغييراتي كه شركت براي تناسب باسيستم بايد به عهده بگيرد؛ميزان تعهد سازمان براي تكميل پروژه ميزان ريسك ايجاد شده به خاطر مسايل سياسي در سازمان و در صورت امكان ميزان قابليت،مسؤوليت پذيري و نقش مشاوران پياده سازي فناوري اطلاعات،مورد بحث وبررسي قرارگيرد.طبيعي است در صورتي كه شركت تأمين كننده داخلي باشد؛علاوه بر اين كه انجام موارد مذكور با سهولت بيشتري صورت مي گيرد؛به علت آشنايي شركتهاي داخلي با وضعيت فرهنگي سازمانهاي ايراني مشكلاتي كه دراين زمينه مطرح است؛با سهولت بيشتري حل خواهد شد.درضمن هزينه ي تهيه ي سيستم هاي داخلي نسبت به سيستم هاي خارجي بسيار كمتر مي باشد.

مراجع:

- افرايم توربان وديگران،فناوري اطلاعات در مديريت،ترجمه ي حميدرضا رياحي و ديگران،3 جلد،چاپ اول،،دانشگاه پيام نور،تهران،ارديبهشت 1386

- علي رضا علي احمدي ،مهدي ابراهيمي،حجت سليماني ملكان،برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات،توليد دانش،چاپ امين،تهران،تابستان 1383

- علي رضا عابدي نژاد،نگرشي جامع بر برنامه ريزي منابع سازمان،عصر فناوري اطلاعات،شماره 33،سال 1387،صفحات 145 الي152

- علي كسرايي، برنامه ريزي منابع سازمان(ERP) به زبان ساده، عصر فناوري اطلاعات،شماره 33، سال 1387،صفحات 132 الي140

مهدی لبافی

- روش‌های پیاده سازی ERP :

‍

الف) روش‌شناسی راه‌حل جامع (The Total Solution)

"ارنست" و "یانگ" دو روش سیستماتیک جهت مهندسی مجدد سیستم‌ها ارایه کرده‌اند، که راه‌حل جامع نامیده می‌شود. این روش‌شناسی 3 فاز عمده دارد:

فاز 1- پیش‌نهاد ارزش (ایجاد یک مورد کاربردی کسب‌وکار برای یک راه‌حل SAP)

قبل از شروع هر کاری باید اطمینان حاصل کرد که روش به کار رفته برای نوع کسب‌وکار مناسب است.  برای اطمینان باید به سوال‌های زیر پاسخ داد:

- آیا سرمایه‌گذاری انجام شده برای این فناوری قابل توجیح است؟

- آیا راه‌حل، با اهداف شرکت سازگاری دارد؟

- آیا مدیریت شرکت درک درستی از تغییر دارد و آیا این تغییرات پشتیبانی خواهد شد؟

- میزان پیش‌رفت فرآیند پروژه را کدام نقاط کلیدی اندازه‌گیری می‌کند؟

فاز 2- ارزیابی آمادگی سازمان برای تغییر

از آن‌جا که تغییر به بسیاری از افراد تحمیل می‌شود،ضروری است که انتظارات تغییر در افراد قبل از تغییر ایجاد شود. در این فاز باید به سوال‌های زیر پاسخ داد:

آیا سازمان برای تغییر آماده است؟

آیا هر کس در فضا و شرایط تغییر قرار گرفته است یا خیر؟

تغییرات چه‌گونه مدیریت خواهد شد؟

انتظارات مدیریت چیست؟

پاسخ به این سوالات، تعیین کننده‌ی رویکرد پیاده‌سازی خواهد بود و آگاهی از پاسخ آن‌ها نیز می‌تواند به پیش‌رفت پروژه کمک کند و مانع انطباق‌ناپذیری عوامل تغییر با واقعیت‌های مشتری خواهد شد.

فاز 3- رویکرد تعیین ارزش افزوده حاصل از پیاده سازی

در این فاز انتظارات موجود و ارزش افزوده‌ی پروژه در دوره‌های زمانی کوتاه و بلند، مهم‌ترین عامل کلیدی موفقیت پروژه به شمار می‌آید. چون اگر پیش‌رفت پروژه ملموس باشد، پذیرش آن برای افراد مقاوم در برابر تغییر آسان‌تر خواهد شد.

ب) روش‌شناسی Accelerated SAP

روش‌شناسیASAP یک طرح جزیی از پروژه  SAP است که تمام فعالیت‌های پیاده‌سازی را در بر می‌گیرد.  پیمودن مراحل این پروژه سریع‌تر از پروژه‌های دیگر است. این روش‌شناسی شامل فازهای زیر است:

فاز 1- آماده‌سازی پروژه

در این فاز برنامه‌ریزی مناسب و ارزیابی آمادگی سازمانی انجام می‌گیرد، تا اطمینان حاصل شود که:

برای انجام پروژه در سازمان توافق کامل وجود دارد.

اهداف روشن برای پروژه تعیین شده است.

فرهنگ تغییرپذیری در شرکت وجود دارد.

فاز 2- مدل سازی کسب وکار

در این فاز ابزارهای کامل شامل فرآیندهای کسب‌وکار از پیش تعریف شده به کار می‌روند، که با استفاده از پرسش‌نامه‌ها و الگوها، فرآیندهای جدید مدل‌سازی می‌شوند. الگوهای جدید شامل Best Practiceها هستند.

فاز 3- انطباق سیستم با واقعیت

بر اساس مدل‌سازی کسب‌وکار یک فرآیند دو مرحله‌ای برای پیکربندی یک سیستم R/3 آغاز می‌شود. در این مرحله خطوط کلی سیستم جدید تعیین‌شده و سیستم برای برآورده کردن نیازمندی‌های کسب‌وکار آماده می‌شود. این خطوط کلی به کاربری مدل‌های کسب‌وکار در دنیای واقعی کمک می‌کند و یک دیدگاه از تبادلات سیستم در عمل ارایه می‌دهد.

فاز 4- تعیین اعتبار مدل (پیاده‌سازی و آزمایش)

در این فاز سیستم طراحی شده، پیاده‌سازی و آزمایش می‌شود.

فاز 5- آماده‌سازی نهایی

در این مرحله سیستم  R/3 به خوبی منطبق شده و آزمایش نهایی برای پیاده‌سازی انجام می‌شود.

فاز 6- پشتیبانی

در این فاز بازنگری‌های ضروری در سیستم R/3 انجام می‌شود. SAP خدماتی را به صورت برخط (Online) فراهم می‌کند، تا از پیاده‌سازی موفق سیستم، اطمینان حاصل شود. نگه‌داری سیستم نیز در این فاز انجام می‌شود.

­­

ج) روش‌شناسی  Fast Track

اگر برای رسیدن به اهداف کسب‌وکار، مهندسی مجدد کلی فرآیندها ضروری باشد، روش‌شناسی FastTrack پیاده‌سازی ERP را تسریع می‌کند. این روش‌شناسی 5 مرحله دارد که با فعالیت‌های مشخص در جهت رسیدن به اهداف ERP کمک می‌کند:

فاز 1-  تعیین حوزه‌ی مساله و برنامه‌ریزی

در این فاز تعریف پروژه و حوزه‌ی مساله اتفاق می‌افتد.

فاز 2- تعیین آرمان‌ها و اهداف

در این مرحله آرمان‌ها و اهداف مشخص می‌شوند.

فاز 3- طراحی مجدد

در این فاز طراحی و توسعه‌ی نرم‌افزار انجام می‌شود.

فاز 4- پیکربندی

در این فاز، نرم‌افزار ایجاد و برنامه‌ریزی، تست و یکپارچگی نرم‌افزار، انجام می‌شود.

فاز 5- تست و تحویل

در این فاز سیستم مورد آزمایش نهایی قرار می‌گیرد.

محسن اعتماد